Praxisverwaltungssystem

Ein PVS bildet die Aufgaben der Praxis in einem System ab, von der Dokumentation über die Abrechnung und die Arzneimittelverordnung bis zur Terminplanung. Greifen mehrere Funktionen auf dieselben Patientendaten zu, können Angaben mehrfach genutzt werden. Welche Eingaben das PVS tatsächlich übernimmt, hängt vom System und vom Ablauf ab.

Nach außen ist das PVS an die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden, das geschützte Datennetz des deutschen Gesundheitswesens. Über diese Verbindung liest die Praxis die Versichertenkarte ein, befüllt die elektronische Patientenakte, verschickt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und stellt E-Rezepte aus. Nachrichten an andere Praxen laufen verschlüsselt über den Dienst KIM, und am Quartalsende geht die gesammelte Abrechnung an die Kassenärztliche Vereinigung. Wie störanfällig diese Anbindung im Alltag ist, zeigt das PraxisBarometer Digitalisierung 2025: Nur 7 Prozent der Praxen blieben in einem Zeitraum von zwei Monaten ohne TI-Störung.

Was ein PVS können muss, ist geregelt. Abrechnen darf eine Praxis nur mit Software, die die Kassenärztliche Bundesvereinigung zertifiziert hat. Seit Anfang 2026 ist zusätzlich die bestandene Konformitätsbewertung der gematik grundsätzlich Voraussetzung für die KV-Abrechnung. Für betroffene Praxen sieht die KBV Übergangsfristen und Ausnahmen vor. Die erste dieser Bewertungen prüft, ob das System die Medikationsliste der elektronischen Patientenakte nach den Vorgaben abrufen und übernehmen kann. Über die Bedienbarkeit sagen beide Prüfungen nichts aus. Und fertig ist ein PVS nie: Die Kassenärztliche Bundesvereinigung stellt jedes Quartal aktualisierte Stammdateien und Prüfregeln für die Abrechnung bereit, und die Praxis spielt sie mit dem Quartalsupdate des Herstellers rechtzeitig zum Quartalsbeginn ein.

Ein PVS lässt sich auf drei Arten betreiben. Der Unterschied liegt weniger im Programm als darin, wo es läuft und wer es betreibt. Bei der klassischen Installation läuft es auf einem Server in der Praxis: Backup, Updates und Absicherung übernimmt die Praxis mit ihrem IT-Dienstleister. Beim gehosteten Betrieb steht derselbe Server im Rechenzentrum eines Anbieters. Auf den Praxisrechnern bleibt nur ein kleines Zugangsprogramm, das Bildschirm und Eingaben überträgt, das PVS selbst ist dort nicht mehr installiert. Für das Team fühlt sich das an wie vorher. Ob dieses Modell rechtlich als Cloud gilt, hängt davon ab, wie der Anbieter sein Rechenzentrum betreibt. Das SGB V versteht in § 384 unter einem Cloud-Computing-Dienst einen Dienst, der auf Abruf Zugang zu einem skalierbaren und elastischen Pool gemeinsam nutzbarer Rechenressourcen gibt. Echte Cloudsysteme betreibt der Anbieter zentral für viele Praxen zugleich, geöffnet werden sie etwa im Browser. In der Praxis bleiben aber die Kartenterminals, und manche Systeme brauchen auf jedem Rechner zusätzlich ein kleines Hilfsprogramm.

Der Server im eigenen Haus nimmt der Praxis keine Sicherheitsarbeit ab. Wer lokal betreibt, muss Verschlüsselung, Datensicherung und den Wiederanlauf nach einem Ausfall selbst organisieren. Und wer in die Cloud will, trifft auf eine gesetzliche Voraussetzung: Verarbeitet ein Anbieter Gesundheitsdaten im Auftrag der Praxis mit Cloud-Diensten, verlangt § 393 SGB V dafür ein aktuelles C5-Testat oder einen gleichwertigen Nachweis. Dahinter steht eine Prüfung nach dem Kriterienkatalog C5 des BSI, der Bundesbehörde für IT-Sicherheit. Vorweisen muss das Testat die Stelle, die die Daten verarbeitet, und es muss die Cloud-Systeme und die Technik abdecken, die der Dienst einsetzt.

Im Praxisalltag zeigen sich die Unterschiede an drei Stellen: bei der Anbindung eines zweiten Standorts, beim Verhalten während eines Internetausfalls und bei der Frage, wer die Quartalsupdates einspielt.

Eine Schnittstelle ist eine Vereinbarung darüber, in welchem Format zwei Systeme Daten austauschen. Besteht sie, kann das PVS einen online gebuchten Termin selbst in den Kalender übernehmen. Fehlt sie, überträgt jemand aus dem Team die Angaben von Hand.

Vorgeschrieben ist die Abrechnungsschnittstelle zur Kassenärztlichen Vereinigung (KVDT), denn ohne sie erhält kein System die Zertifizierung für die Abrechnung. Die Anbindung von Laboren (LDT) ist dagegen ein eigener Zertifizierungsbereich der Kassenärztlichen Bundesvereinigung, den nur ein Teil der Systeme abdeckt, und die Anbindung von Medizingeräten (GDT) folgt einem Branchenstandard, für den die Kassenärztliche Bundesvereinigung keine Zertifizierung vergibt. § 371 SGB V sieht außerdem offene Schnittstellen vor, darunter eine Archiv- und Wechselschnittstelle, über die eine Praxis ihre Daten bei einem Systemwechsel mitnehmen kann, und Schnittstellen zur Verordnungssoftware und zur Meldung von Terminen. Die Pflicht greift jeweils erst, wenn das Bundesgesundheitsministerium die Spezifikation verbindlich festgelegt hat, und dann binnen einer Frist aus einer Rechtsverordnung. Wie eng ein Online-Terminkalender oder eine KI-Dokumentation an ein PVS andocken kann, hängt davon ab, welche Schnittstellen der Hersteller des PVS anbietet. Manche Hersteller lassen andere Anbieter erst nach einer Akkreditierung an ihre Schnittstelle, und die Praxis bucht die Schnittstelle als Zusatzleistung.

Ob eine Anbindung den Alltag wirklich trägt, hängt an zwei Eigenschaften. Der Austausch muss in beide Richtungen laufen, damit eine Absage aus dem PVS auch im Terminkalender ankommt. Und er muss zeitnah laufen, denn ein Abgleich, der nur einmal pro Nacht stattfindet, hilft bei Terminen nicht weiter.

Ein eingescannter Arztbrief kommt beim Wechsel des Systems als Bilddatei an, nicht als Angaben in Datenfeldern. Ob Stammdaten, Diagnosen und andere strukturierte Angaben im neuen System in passenden Feldern ankommen und wie Scans, Bilder, selbst angelegte Formulare und die Abrechnungshistorie übernommen werden, zeigt erst eine Testmigration. BDT ist ein älteres Austauschformat für den Systemwechsel. § 371 SGB V sieht außerdem eine Archiv- und Wechselschnittstelle vor. Deren bisherige Umsetzung deckt Systemwechsel in der Praxis nach Angaben der Kassenärztlichen Bundesvereinigung nur unzureichend ab. Daneben bieten Hersteller eigene Konverter an. Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, ob die Daten ankommen, sondern in welcher Form: als durchsuchbare Akte beim jeweiligen Patienten oder als Stapel von Dateien, den im Alltag niemand mehr öffnet.

Vor der Kündigung des alten Vertrags sollten vier Punkte geklärt sein. Der alte Anbieter bestätigt schriftlich, welche Daten er in welchem Format exportiert. Die Praxis sichert sich Lesezugriff auf das Altsystem, auch lizenzrechtlich und über das Ende des alten Vertrags hinaus, denn Behandlungsakten müssen zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden. Der Umstieg fällt nicht auf einen Quartalswechsel, weil sonst Installation und Abrechnungsabgabe auf dieselben Tage treffen. Und neben Kündigungsfrist und Übernahmegebühr gehört eine Testmigration mit echten Daten aus der Praxis in den Vertrag, denn erst an ihr zeigt sich, was tatsächlich ankommt. Verarbeitet der Anbieter dafür Patientendaten im Auftrag der Praxis, schließt die Praxis mit ihm vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Nach der Unterschrift entscheidet die Vorbereitung. Für die Umstellung gehört ein Ausfalltag ins Terminbuch, das Team wird vorher geschult, und die häufigsten Handgriffe werden in der Demoversion durchgespielt. Für die ersten Wochen nach der Umstellung gehört Puffer ins Terminbuch, bis das Team die neuen Handgriffe sicher beherrscht.