Bild- / Datenarchivierung
Bild- und Dokumentenarchivierung bezeichnet Systeme, die medizinische Aufnahmen, Praxisdokumente oder beides digital ablegen oder zur Ablage an ein anderes System übergeben und wieder auffindbar machen.
Was ein digitales Archiv leistet
In einer Praxis fallen zwei Arten von Material an, das aufbewahrt werden muss: Bilddaten aus Diagnostikgeräten wie Röntgen, Ultraschall oder Endoskop und Dokumente wie Arztbriefe, Befunde, Faxe und Einverständniserklärungen. Unterstützen Gerät und Archiv die nötigen Funktionen des Bildstandards DICOM und sind beide passend eingerichtet, übernimmt ein Bildarchiv die Aufnahmen direkt aus dem Gerät und hält sie dauerhaft abrufbar. Dem richtigen Patienten ordnet es sie etwa dann zu, wenn die Praxissoftware die Patientendaten vorab an das Gerät übermittelt. Ein Dokumentenarchiv digitalisiert den Schriftverkehr und macht ihn durchsuchbar, mit Texterkennung auch über ein Stichwort im Dokument selbst, nicht nur über Patient und Datum. Manche Produkte decken beide Bereiche ab, andere nur einen.
Ist das Archiv an das Praxisverwaltungssystem angebunden, lässt sich ein alter Befund aus der Patientenakte heraus öffnen, statt in einem Ordner oder einem zweiten Programm zu liegen. Manche Produkte ersetzen außerdem die gebrannte CD und geben Aufnahmen per Link oder QR-Code an Patienten und Zuweiser weiter.
Zwei Arten von Bildarchiv: Anzeige und Befundung
Manche Archive zeigen Bilder nur an. Andere erlauben es, im Bild zu messen, Stellen zu markieren und den Befund direkt dort festzuhalten. Der Unterschied betrifft auch das Medizinprodukterecht. Software, mit der sich Bilder befunden lassen, kann ein Medizinprodukt sein, je nach Zweckbestimmung des Herstellers, also seinen Angaben in Kennzeichnung, Gebrauchsanweisung und Werbematerial dazu, wofür das Produkt bestimmt ist. Ist eine Bildarchiv-Software danach nur zum Speichern und Archivieren von Bildern bestimmt und nicht zur Befundung, spricht das nach dem Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte eher gegen ein Medizinprodukt. Soll sie eine direkte Diagnose ermöglichen, deutet das auf ein Medizinprodukt hin. Die Praxis darf ein Medizinprodukt nur seiner Zweckbestimmung entsprechend einsetzen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Die erste Frage gilt dem Zuschnitt, also ob ein System Bilder und Dokumente gemeinsam abdeckt oder die Praxis für das Papier eine zweite Lösung braucht. Entscheidend für den Alltag ist danach, ob sich das Archiv direkt aus der Patientenakte im Praxisverwaltungssystem öffnen lässt oder ob dafür ein separates Programm gestartet werden muss. Bei Dokumenten entscheidet die Texterkennung, ob ein undatierter alter Befund über ein Stichwort überhaupt wiedergefunden werden kann. Sie ist nicht überall enthalten, fragen Sie deshalb, ob sie zum Lieferumfang gehört oder ein Zusatzmodul ist. Für mehrere Standorte, Bereitschaftsdienst oder das Arbeiten von zu Hause lohnt zuletzt der Blick darauf, ob der Zugriff von außerhalb im normalen Browser möglich ist.
Woran sich die Produkte unterscheiden
Nach genau diesen Kriterien lässt sich der Vergleich filtern.
- Papier, PDF, Fax und E-Mail in einem ArchivDas System legt den Schriftverkehr der Praxis ab: eingescannte Befunde, Arztbriefe als PDF, Faxe und E-Mails. Davon hängt ab, ob ein Archiv für Bilder und Dokumente genügt oder ob die Praxis das Papier an anderer Stelle ablegt, etwa im Praxisverwaltungssystem oder in einem zweiten Archiv.
- Bilder per Link statt CDStatt für jede Aufnahme eine CD zu brennen und mitzugeben, verschickt das System einen Link oder QR-Code, über den Patient, Zuweiser oder Physiotherapeut das Bild direkt ansehen kann. Das Brennen der CD entfällt dann.
- Volltextsuche in BefundenBeim Scannen liest die Software den Text im Dokument mit und macht ihn durchsuchbar (Fachwort: Texterkennung oder OCR). Sie finden einen alten Befund dann über ein Stichwort wie eine Diagnose oder einen Laborwert, auch wenn Sie nicht mehr wissen, von wann er stammt. Je nach Produkt gehört die Texterkennung zum Lieferumfang oder ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
- Im Bild messen, markieren und befunden statt nur ansehenManche Archive zeigen Bilder nur an. Andere erlauben es, im Bild zu messen, etwa eine Länge, Stellen zu markieren und den Befund direkt dort festzuhalten. Ein Archiv, mit dem sich Bilder am Bildschirm befunden lassen, kann ein Medizinprodukt sein, je nach Zweckbestimmung des Herstellers.
- Zugriff auf das Archiv von außerhalb der Praxis, im normalen BrowserSie öffnen Bilder und Dokumente auch von zu Hause, vom zweiten Standort oder im Bereitschaftsdienst in einem gewöhnlichen Webbrowser, ohne dass auf dem Gerät etwas installiert werden muss.
- Aufnahmen werden dauerhaft gespeichert und wiedergefundenRöntgen-, Ultraschall- und andere Aufnahmen liegen dauerhaft an einer Stelle und lassen sich über Patient und Datum wieder aufrufen. Das ist die Grundleistung eines Bildarchivs.
- Aufbewahrung über die gesetzlichen Fristen mit nachvollziehbaren ÄnderungenDas Archiv hält Bilder und Dokumente über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lesbar und verfügbar. Ändert jemand ein archiviertes Dokument, bleiben der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar. Das verlangt § 630f BGB auch für eine elektronisch geführte Akte.
- Bilder kommen direkt aus dem Gerät ins Archiv, ohne manuellen ZwischenschrittRöntgen- oder Ultraschallgerät legen ihre Aufnahmen selbst im Archiv ab und ordnen sie dem richtigen Patienten zu. Niemand muss Bilder exportieren, umbenennen und von Hand einsortieren.
Anbieter in dieser Kategorie
Alle 6 Produkte der Kategorie, dargestellt wie im Katalog.
DOCMAiTE
DocMaite ist der smarte Dokumenteneingang für Arztpraxen — mit lokaler KI-Erkennung. Eingehende Dokumente aus Scan, eFax, E-Mail und KIM laufen in einem zentralen Dashboard zusammen.
Archie
Dokumenten- und Bildarchiv für die Praxis, auf dem eigenen Server
CGM PRAXISARCHIV
Revisionssichere digitale Archivierung und Dokumentenmanagement — direkt integriert in die CGM-Praxissoftware.
mediDOK
mediDOK ist seit über 25 Jahren eine feste Instanz im deutschen Gesundheitswesen für Bild- und Dokumentenarchivierung sowie Praxis-PACS.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Bilder und Dokumente aufbewahrt werden?
Für die ärztliche Dokumentation gilt eine Regelfrist von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung (§ 630f BGB). Für einzelne Bereiche bestehen aus anderen Rechtsgründen längere Fristen. Die Praxis muss die Unterlagen über die gesamte Frist lesbar und verfügbar halten, auch nach einem Wechsel des Systems. Ändert jemand einen Eintrag in der elektronischen Akte, müssen der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben.
Darf das Papier nach dem Scannen vernichtet werden?
Nicht pauschal. Die eigene Dokumentation darf elektronisch geführt werden (§ 630f BGB). Bei unterschriebenen Originalen, etwa Einverständniserklärungen, hat das Papier im Streitfall aber einen höheren Beweiswert als der Scan. Eine eindeutige gesetzliche Grundlage, die das Vernichten nach dem Scannen erlaubt, gibt es nicht. Ob ein Original vernichtet oder aufbewahrt wird, wägt die Ärztin oder der Arzt deshalb im Einzelfall ab.
Was bedeuten PACS und DICOM?
PACS steht für Picture Archiving and Communication System, den Fachbegriff für das Bildarchiv. DICOM ist der Standard, in dem bildgebende Geräte ihre Aufnahmen samt Patientenzuordnung speichern und übertragen. Unterstützen Archiv und Gerät die nötigen DICOM-Funktionen und sind beide passend eingerichtet, übernimmt das Archiv die Aufnahmen direkt aus dem Gerät. Der Standard allein garantiert dieses Zusammenspiel nicht, deshalb lohnt ein Test mit dem eigenen Gerät.
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