Personalmanagement
Personalmanagement-Software unterstützt eine Praxis je nach Produkt bei Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung für das Team oder bei der Personalgewinnung.
Was Personalmanagement-Software abdeckt
Die Kategorie vereint zwei verwandte, aber eigenständige Aufgaben. Die erste ist der laufende Betrieb: Dienstplanungstools erstellen den Schichtplan, verwalten Urlaub, Krankheit und Vertretungen und erfassen die Arbeitszeit digital statt auf Stundenzetteln oder an der Pinnwand. Nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber ein System einführen, mit dem die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfasst wird, und das gilt auch für Arztpraxen. Eine bestimmte Form ist dafür derzeit nicht vorgeschrieben. Die Aufzeichnung kann auch handschriftlich erfolgen. Je nach Produkt sieht jede Person im Team den aktuellen Plan und den eigenen Stundenstand in einer App auf dem Smartphone. Bei einigen Produkten tauschen Mitarbeitende Schichten untereinander oder übernehmen offene Schichten selbst, statt dass die Praxisleitung telefonisch Ersatz sucht.
Die zweite Aufgabe ist die Personalgewinnung, und ihr Druck ist belegt: In einer Online-Befragung der Hochschule Fresenius für die Felix Burda Stiftung unter 1.205 MFA gaben zum Jahreswechsel 2023/2024 über 45 Prozent an, mit dem Gedanken zu spielen, aus dem Beruf auszusteigen und die Branche zu wechseln. Nach einer Befragung des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung unter 5.242 Praxen mussten rund 15 Prozent der vertragsärztlichen Praxen, die in den Jahren 2019 und 2020 nichtärztliches Personal beschäftigten oder suchten, ihr Leistungsangebot zeitweise einschränken, weil sie kein qualifiziertes Personal fanden. Recruiting-Produkte dieser Kategorie übernehmen Stellenausschreibung und Bewerbermanagement oder vermitteln kurzfristige Vertretungen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Klären Sie zuerst, welche der beiden Aufgaben Sie lösen wollen, denn die meisten Produkte sind auf eine davon spezialisiert. Bei der Dienstplanung unterscheiden sich die Produkte darin, ob die Software aus Bedarf, Verträgen und Wünschen selbst einen Planvorschlag errechnet oder ob Sie jede Schicht selbst eintragen. Ob die Planung dadurch kürzer wird, zeigt erst ein Test mit einem vollständigen Dienstplan. Prüfen Sie außerdem, wie gestempelt wird: an einem Terminal in der Praxis, im Browser oder in einer App auf dem Smartphone. Nicht jedes Produkt bietet ein Terminal an, und Sie klären am besten vorher im Team, wer dafür kein privates Smartphone nutzen möchte. Nützlich im Alltag sind Warnungen, wenn ein Planentwurf gegen Ruhezeiten, Pausen oder andere Regeln des Arbeitszeitgesetzes verstoßen würde. Wendet Ihre Praxis Röntgenstrahlung an, hilft außerdem eine Erinnerung an die Aktualisierung der Fachkunde oder der Kenntnisse im Strahlenschutz, die mindestens alle fünf Jahre fällig ist. Bei der Personalgewinnung zählt die Reichweite, also ob eine Anzeige automatisch auf mehreren Portalen erscheint, und ob der Anbieter bei kurzfristigem Ausfall eine Vertretung vermitteln kann.
Woran sich die Produkte unterscheiden
Nach genau diesen Kriterien lässt sich der Vergleich filtern.
- Dienst- und Schichtplanung für das PraxisteamWer wann in der Praxis arbeitet, wird digital geplant statt in Excel oder an der Pinnwand. Alle im Team sehen jederzeit den aktuellen Plan, Änderungen sind sofort für alle sichtbar.
- Erstellt den Dienstplan selbstSie hinterlegen Bedarf, Verträge und Wünsche, und die Software errechnet daraus einen Planvorschlag, den Sie prüfen und freigeben. Ohne diese Funktion tragen Sie jede Schicht selbst ein.
- Stempeln am Gerät in der PraxisDas Team stempelt an einem festen Gerät in der Praxis, je nach Produkt mit Chip, PIN oder Fingerabdruck. Ein privates Smartphone braucht dafür niemand. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat 2020 im Fall einer radiologischen Praxis entschieden, dass ein Beschäftigter ohne seine Einwilligung nicht per Fingerabdruck stempeln muss.
- Warnt bei Verstößen gegen das ArbeitszeitgesetzBeim Eintragen einer Schicht meldet sich die Software, wenn der Plan gegen Regeln des Arbeitszeitgesetzes verstößt, etwa gegen die Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Diensten oder die werktägliche Höchstarbeitszeit. So fällt ein Verstoß schon beim Planen auf.
- Mitarbeitende tauschen Schichten untereinander oder übernehmen freie SchichtenFällt jemand aus, bieten Kolleginnen die Schicht selbst untereinander an oder übernehmen eine offene Schicht per App. Die Praxisleitung genehmigt nur noch, statt jeden Ausfall selbst zu telefonieren.
- Qualifikationen und Pflichtnachweise werden mit Ablauffristen überwachtDie Software weiß, wer welche Qualifikation und welchen Nachweis hat, etwa die Fachkunde oder die Kenntnisse im Strahlenschutz, und besetzt Schichten nur mit passender Qualifikation. Läuft ein Nachweis ab, erinnert sie rechtzeitig daran.
- Digitale Personalakte mit Verträgen und DokumentenArbeitsverträge, Nachweise und Lohnscheine liegen digital beim jeweiligen Mitarbeitenden statt im Ordner im Chefzimmer. Bei Prüfungen oder Kündigungen ist alles an einer Stelle auffindbar.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung als Dienstleistung zubuchbarDie Praxis kann die monatliche Lohnabrechnung beim selben Anbieter mitbeauftragen, statt sie selbst zu machen oder an den Steuerberater zu geben. Erfasste Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten fließen dann direkt in die Abrechnung.
- Stellenanzeige läuft automatisch auf mehreren PortalenSie schreiben die Stelle einmal und der Anbieter veröffentlicht sie selbstständig auf mehreren Jobbörsen und in sozialen Netzwerken. Ohne das erreicht Ihre Anzeige nur die Besucher der einen Plattform.
- Zeitarbeit / kurzfristige Vertretung vermittelbarBei einem Ausfall überlässt der Anbieter der Praxis über Zeitarbeit vorübergehend eine Fachkraft, ohne dass Sie jemanden fest einstellen. Das kommt etwa für Krankheits- und Urlaubsvertretungen in Frage.
- Arbeitszeiterfassung (Kommen, Gehen, Überstunden)Das Team erfasst Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen digital, Überstunden und Zeitsalden laufen automatisch mit. Die handschriftliche Stundenliste entfällt.
- Urlaubs- und Abwesenheitskonto mit Antrag und GenehmigungUrlaub, Krankheit und Fortbildung werden im System beantragt, genehmigt und vom Urlaubskonto abgezogen. Der aktuelle Stand ist für Team und Leitung jederzeit sichtbar.
- Mitarbeiter-App: Plan, Stunden und Abwesenheiten am eigenen SmartphoneJede Mitarbeiterin sieht Dienstplan, eigene Stunden und Urlaubsstand in einer App auf dem eigenen Handy.
- Erfasste Stunden lassen sich für die Lohnabrechnung exportierenStunden, Zuschläge und Abwesenheiten gehen als Datei an Steuerbüro oder Lohnbuchhaltung. Die Lohnabrechnung selbst übernimmt das Werkzeug damit nicht.
Anbieter in dieser Kategorie
Alle 5 Produkte der Kategorie, dargestellt wie im Katalog.
MEDWING
Recruiting-Plattform für Gesundheitspersonal: Stellen ausschreiben, MFA und Fachkräfte im Kandidaten-Pool finden — inkl. Headhunting und Zeitarbeit.
medishift
KI-Assistent für Dienst- und Urlaubsplanung von Praxen, MVZ und Laboren
Planerio
Planerio ist der Marktführer für Intelligente Dienstplanung in Arztpraxen. Die cloudbasierte Dienstplanungs- und Personalmanagement-Software der Planerio GmbH aus München wird an über 4.000 Standorten in DACH und der EU eingesetzt.
Häufige Fragen
Übernimmt die Software auch die Lohnabrechnung?
Das hängt vom Produkt ab. Einige Produkte exportieren Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten als Datei an das Steuerbüro oder die Lohnbuchhaltung, die daraus die Lohnabrechnung erstellt. Einzelne Anbieter bieten die Lohnabrechnung als zubuchbare Dienstleistung an.
Hilft Personalmanagement-Software gegen den Personalmangel?
Sie schafft keine Bewerber. Recruiting-Produkte veröffentlichen eine Stellenanzeige auf mehreren Portalen und nehmen die Bewerbungen entgegen. Zeitarbeit kann Ausfälle überbrücken. Die Dienstplanung setzt beim vorhandenen Team an: Plan, Urlaub und Arbeitszeiten liegen an einer Stelle und sind für alle im Team einsehbar.
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