Praxis-Controlling

Praxis-Controlling-Software führt Kennzahlen der Praxis laufend in einer Auswertung zusammen, damit die Praxisleitung auf Basis aktueller Zahlen steuern kann. Welche Zahlen das sind, hängt vom Produkt und von den angebundenen Quellen ab: Kontoumsätze, Buchungen aus der Buchhaltung oder Leistungsdaten aus dem Praxisverwaltungssystem.

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Was Praxis-Controlling leistet

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) lässt sich beim Steuerbüro quartalsweise oder sogar monatlich erstellen. Die Restzahlung für das Kassenhonorar eines Quartals geht aber erst etwa vier Monate nach Quartalsende auf dem Praxiskonto ein. Bis dahin überweist die KV nur monatliche Abschlagszahlungen, und die endgültige Höhe steht erst mit dem Honorarbescheid fest. Ob ein Quartal wirtschaftlich gut gelaufen ist, zeigt sich deshalb vollständig erst lange nach seinem Ende.

Praxis-Controlling-Software zeigt die Zahlen, die bis dahin vorliegen, laufend in einer Auswertung. Je nach Produkt fließen die Umsätze der Praxiskonten, die Buchungen aus Buchhaltung und Steuerbüro und die abgerechneten Leistungen aus dem Praxisverwaltungssystem ein. Manche Produkte lösen über die Bankanbindung auch Überweisungen aus, andere lesen die Kontoumsätze nur. Mit den Leistungsdaten aus dem Praxisverwaltungssystem werden neben den Kontoumsätzen auch Fallzahlen, Fallwerte und die Verteilung des Umsatzes auf die Abrechnungsarten sichtbar.

Zur vollständigen Sicht gehören zwei weitere Quellen. Die Zahlen aus dem Terminbuch, also Auslastung und Ausfälle, zeigen, wie die Sprechstunden genutzt wurden, und können so einen Teil des Ergebnisses erklären. Und die Personal- und Lohnkosten sind der mit Abstand größte Kostenblock, im Schnitt 58 Prozent der Aufwendungen einer Praxis (Zi-Praxis-Panel, Datenjahr 2023). Ohne sie bleibt der ausgewiesene Gewinn eine Schätzung.

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Vergleich, Hochrechnung und Zielwerte

Eine Kennzahl für sich genommen sagt wenig aus. Ob ein Wert gut oder schlecht ist, zeigt sich erst im Vergleich, etwa mit dem Vorjahr, mit eigenen Zielwerten oder mit anderen Praxen derselben Fachrichtung. Je nach Produkt lassen sich die Zahlen in Gemeinschaftspraxen und an mehreren Standorten auch je Behandler und je Standort auswerten. Diese Auswertung zeigt etwa Leistungen, Auslastung und Umsatz je Behandler oder Standort.

Steuerbar wird die Praxis durch den Blick nach vorn. Manche Produkte rechnen aus dem bisherigen Verlauf hoch, wo die Praxis am Quartals- oder Jahresende voraussichtlich stehen wird, solange sich noch gegensteuern lässt. Das Kassenhonorar eines Quartals steht allerdings erst mit dem Honorarbescheid der KV fest. Je nach Produkt lassen sich eigene Zielwerte hinterlegen und laufend mit den tatsächlichen Zahlen abgleichen. Und manche Produkte melden sich von selbst, wenn ein Wert eine festgelegte Schwelle unterschreitet oder deutlich vom erwarteten Verlauf abweicht, statt dass jemand das Dashboard regelmäßig kontrolliert.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Die wichtigste Frage ist, welche Quellen automatisch einfließen und welche von Hand importiert werden müssen. Ein Werkzeug, das nur die Konten liest, zeigt Einnahmen und Ausgaben, aber keine Fallzahlen. Vom Kassenhonorar sieht es zudem nur die Abschlagszahlungen und später die Restzahlung, nicht den Wert der Leistungen im laufenden Quartal. Erst die Leistungsdaten aus dem Praxisverwaltungssystem machen Fallzahlen und Fallwerte sichtbar. Beim Fachgruppenvergleich lohnt ein genauer Blick darauf, was der Anbieter darunter versteht. Gemeint sein sollte der Vergleich mit fremden Praxen derselben Fachrichtung, nicht der interne Vergleich der eigenen Behandler, den manche Anbieter ebenfalls Benchmarking nennen. Zuletzt zählt die Aktualität: Kennzahlen nützen nur, wenn sie so zeitnah vorliegen, dass die Praxis im laufenden Quartal noch reagieren kann.

Woran sich die Produkte unterscheiden

Nach genau diesen Kriterien lässt sich der Vergleich filtern.

Kontoumsätze fließen automatisch einDie Software ruft die Kontoumsätze Ihrer Praxiskonten automatisch über eine Schnittstelle zur Bank ab und ordnet Einnahmen und Ausgaben selbstständig zu. Manche Produkte lösen über diese Anbindung auch Überweisungen aus, andere lesen nur. Sie sehen, was tatsächlich auf dem Konto passiert, ohne Zahlen aus dem Online-Banking abzutippen.
Vergleich mit Praxen Ihrer FachrichtungIhre betriebswirtschaftlichen Kennzahlen werden mit denen anderer Praxen derselben Fachrichtung verglichen. Der Vergleich zeigt, wo ein Wert im Verhältnis zu ähnlichen Praxen liegt. Gemeint ist der Vergleich mit fremden Praxen, nicht der Vergleich der eigenen Ärzte oder Standorte untereinander.
Wertet Personalkosten ausPersonal- und Lohnkosten sind Teil der Auswertung, inklusive Kosten- und Umsatzstundensätzen. Da Personal der größte Kostenblock einer Praxis ist, bleibt der ausgewiesene Gewinn ohne diese Zahlen eine Schätzung.
Kennzahlen je Behandler und je StandortLeistungen, Auslastung und Umsatz lassen sich einzeln je Arzt und je Standort vergleichen, nicht nur als Summe für die gesamte Praxis. Das ist in Gemeinschaftspraxen, MVZ und bei mehreren Betriebsstätten relevant, etwa als Grundlage für die Gewinnverteilung.
Die Zahlen aus der Buchhaltung / vom Steuerbüro fließen automatisch mit einDie Buchungen aus Ihrer Buchhaltung bzw. vom Steuerbüro werden automatisch übernommen. Dadurch stehen neben den Einnahmen auch die gebuchten Kosten in der Auswertung. Wie aktuell diese Zahlen sind, hängt davon ab, wie oft gebucht wird.
Die abgerechneten Leistungen aus dem Praxissystem fließen automatisch einDie Software übernimmt die abgerechneten Leistungen aus Ihrem Praxisverwaltungssystem, je nach Produkt über eine direkte Anbindung oder über eine exportierte Datei. Dadurch sehen Sie Fallzahlen, Fallwerte und einzelne Leistungen und nicht nur, was am Monatsende auf dem Konto ankommt.
Eigene Zielwerte hinterlegen und laufend abgleichen (Soll-Ist)Sie hinterlegen eigene Ziele, etwa für Umsatz, Kosten oder Fallzahlen, und die Software zeigt laufend, wie weit Sie davon entfernt sind. So wird aus der Auswertung eine Steuerung.
Hochrechnung auf das Quartals- oder JahresendeAus dem bisherigen Verlauf rechnet die Software hoch, wo Sie am Quartals- oder Jahresende voraussichtlich stehen werden. Sie können gegensteuern, solange das Quartal noch läuft.
Die Software meldet sich von selbst bei auffälligen ZahlenDie Software benachrichtigt Sie von sich aus, wenn ein Wert eine festgelegte Schwelle unterschreitet oder deutlich vom erwarteten Verlauf abweicht. Sie müssen das Dashboard dafür nicht regelmäßig selbst kontrollieren.
Die Zahlen aus dem Terminbuch fließen mit ein (Auslastung, Ausfälle)Auch die Zahlen aus dem Terminbuch, also Auslastung, freie Termine und nicht erschienene Patienten, fließen in die Auswertung ein. Damit sehen Sie neben dem wirtschaftlichen Ergebnis auch, wie die Sprechstunden ausgelastet waren.
Auswertung nach Zeitraum mit Vergleich zum Vorquartal oder VorjahrAlle Zahlen lassen sich nach Monat, Quartal oder Jahr betrachten und dem Vorquartal oder Vorjahr gegenüberstellen. Ohne diesen Bezug sagt eine einzelne Zahl wenig aus.

Grundfunktionen dieser Kategorie

Diese Funktionen hat jedes Produkt der Kategorie.

Die Praxiszahlen stehen laufend in einer Auswertung bereit, nicht erst mit der BWA

Testphase

nicht angegeben

Häufige Fragen

Ersetzt Praxis-Controlling das Steuerbüro?

Nein. Das Controlling beantwortet eine andere Frage: wie die Praxis jetzt dasteht, nicht wie das abgelaufene Jahr abzuschließen ist. Manche Produkte übernehmen zusätzlich Teile der Buchhaltung und geben die Daten an das Steuerbüro weiter.

Braucht Praxis-Controlling eine PVS-Anbindung?

Für die Konto- und Kostensicht nicht, diese Zahlen kommen von Bank und Buchhaltung. Fallzahlen, Fallwerte und einzelne Leistungen stammen dagegen aus dem Praxisverwaltungssystem, über eine direkte Anbindung oder über die Abrechnungsdatei, die das System erzeugt.

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