Online-Rezeption
Eine Online-Rezeption nimmt Patientenanliegen digital entgegen, erfasst sie in strukturierter Form und leitet sie an das Praxisteam weiter.
Was eine Online-Rezeption leistet
Ob Rezeptwunsch, Terminanfrage, Befundnachfrage oder Überweisung: Ohne ein Online-Angebot erreicht jedes dieser Anliegen die Praxis als Anruf, als formlose E-Mail oder am Empfang. Jedes einzelne Anliegen nimmt das Team auf, ordnet es ein und leitet es weiter. Was dabei unvollständig ankommt, erzeugt Rückfragen.
Eine Online-Rezeption nimmt diese Anliegen digital entgegen und erfasst, worum es geht, etwa einen Termin, ein Rezept oder einen Rückruf. Manche Produkte schließen einfache Anliegen selbst ab, beantworten zum Beispiel Fragen zu den Sprechzeiten oder buchen einen Termin direkt im Kalender. Einen Rezeptwunsch kann eine Online-Rezeption dagegen nur aufnehmen und vorbereiten. Das E-Rezept signiert die verordnende Ärztin oder der verordnende Arzt mit dem eigenen elektronischen Heilberufsausweis. Je nach Produkt können Patienten eine Terminanfrage, einen Rezeptwunsch, eine Anfrage zur Krankschreibung oder einen Überweisungswunsch stellen. Ist das Praxisverwaltungssystem angebunden, kommt die Anfrage je nach Produkt im Posteingang des PVS oder direkt in der Patientenakte an, ohne dass das Team sie abtippt.
Durch sein Anliegen führt den Patienten je nach Produkt ein Formular mit festen Feldern oder ein Chatbot, der gezielt nachfragt, bis alles Nötige beisammen ist. Ob ein Produkt Schilderungen erkennt, die auf einen Notfall hindeuten, unterscheidet sich. Manche leiten solche Anliegen gesondert an das Team weiter. Andere zeigen einen allgemeinen Notfallhinweis, ohne die Dringlichkeit der Beschwerden selbst einzuschätzen. Beim Team kommen die Anliegen gesammelt an, in einer eigenen Oberfläche des Anbieters oder im PVS, und lassen sich gebündelt abarbeiten.
Beim Abspielen werden Daten an YouTube übertragen.
Auswahlkriterien: Erledigungstiefe und Ersteinschätzung
Die zentrale Frage ist, wie weit ein Produkt ein Anliegen selbst bearbeitet, bevor das Team übernimmt. Mit einem einfachen Formular auf der Website kommt das Anliegen schriftlich im Postfach an. Lesen, einordnen und beantworten muss das Team es weiterhin selbst. Eine Rezeption, die Anliegen einordnet, priorisiert und einfache Fälle wie eine Terminbuchung selbst abschließt, übernimmt einen Teil dieser Schritte. Rezeptwünsche landen auch dann zur Prüfung und Signatur bei der Ärztin oder dem Arzt. Wie breit das abgedeckte Spektrum ist, entscheidet, welche Anliegen überhaupt online ankommen können. Ohne Anbindung an das PVS überträgt das Team die Angaben, die es dort braucht, von Hand.
Ein eigenes Feld ist die medizinische Ersteinschätzung. Einfache Systeme sortieren das Anliegen nach Typ. Eine klinische Symptom-Triage schätzt dagegen anhand der geschilderten Beschwerden ein, wie dringend ein Fall ist, und empfiehlt je nach Produkt einen nächsten Schritt, etwa einen Termin in der Akutsprechstunde. Für Praxen mit vielen akuten Fällen ist das ein Sicherheitsthema, kein Komfortmerkmal. Ob ein solches Produkt ein Medizinprodukt ist, ergibt sich aus der Zweckbestimmung, die der Hersteller angibt, und aus den Begriffsbestimmungen der europäischen Medizinprodukte-Verordnung. Deren Klassifizierungsregeln legen dann die Risikoklasse fest. Ein Medizinprodukt darf erst nach einer Konformitätsbewertung in Verkehr gebracht werden und trägt dann das CE-Kennzeichen. Die Praxis fragt vor dem Einsatz nach Zweckbestimmung und CE-Kennzeichen.
Woran sich die Produkte unterscheiden
Nach genau diesen Kriterien lässt sich der Vergleich filtern.
- Sortiert Anfragen automatischDas System erkennt eingehende Anliegen, ordnet sie einer Art zu, etwa Termin, Rezept oder Rückruf, und priorisiert sie. Bei anderen Produkten wählt der Patient die Art des Anliegens selbst aus.
- Schließt einfache Anliegen selbst abDas System schließt einfache Anliegen selbst ab, statt sie nur an das Team weiterzureichen. Es beantwortet etwa Fragen zu den Sprechzeiten oder zum Stand einer Anfrage oder bucht einen Termin direkt im Kalender. Einen Rezeptwunsch nimmt es nur auf oder bereitet ihn vor. Das E-Rezept stellt die Ärztin oder der Arzt im PVS aus und signiert es persönlich.
- Schreibt Anfragen ins PVSAnfragen und ihre Daten kommen direkt im PVS an, im Posteingang oder in der Patientenakte, und werden dem Patienten zugeordnet. Ohne diese Anbindung überträgt das Team die Angaben von Hand.
- Anliegen-Spektrum (Breite der Self-Service-Anliegen)Wie viele Arten von Anliegen der Patient online stellen kann, von der bloßen Kontaktanfrage bis zu Termin, Rezept, Krankschreibung, Überweisung, Bescheinigung oder dem Hochladen von Dokumenten.
- Dialogbasierter KI-Chatbot ↔ statisches FormularEin Chatbot führt den Patienten durch sein Anliegen und stellt je nach Antwort gezielte Rückfragen. Andere Produkte arbeiten mit einem Formular mit festen Feldern.
- Team-Workflow-Tiefe (Ticketsystem, Zuweisung, Status, Routing)Anliegen werden als Vorgänge verwaltet, Teammitgliedern zugewiesen, mit Bearbeitungs- und Lesestatus versehen und nach Regeln weitergeleitet. Wie viele dieser Schritte ein Produkt abbildet, unterscheidet sich.
- Notfall-Erkennung / -WeiterleitungDas System erkennt Schilderungen, die auf einen Notfall hindeuten. Je nach Produkt leitet es sie gesondert an das Team weiter oder verweist den Patienten auf die passende Versorgung, bei Hinweisen auf Lebensgefahr auf den Notruf 112. Wie wichtig das ist, hängt von Fachrichtung und Patientenkreis ab.
- Omnichannel (Web + App + Telefon in einem Postfach)Anliegen aus Website, App und Telefon (KI-Telefonassistent) laufen in einer Inbox zusammen. Relevant für Praxen mit hohem Telefonaufkommen, sonst zweitrangig.
- Mehrsprachige Anliegen-ErfassungPatienten schildern ihr Anliegen in ihrer Sprache, das Team erhält es übersetzt. Je nach Klientel relevant.
- Formular direkt auf der Praxis-Website eingebettetDas Anfrageformular ist direkt in die Website der Praxis eingebettet. Bei anderen Produkten führt ein Button auf die Seite des Anbieters, oder der Zugang über die Website ist ein Zusatzmodul.
- Ohne Login / ohne App nutzbarDer Patient reicht sein Anliegen ohne Registrierung oder App ein.
- Klinische Symptom-TriageDer Patient schildert seine Beschwerden im geführten Dialog und erhält eine Ersteinschätzung, wie dringend sein Anliegen ist. Je nach Produkt empfiehlt das System einen nächsten Schritt, etwa einen Termin in der Akutsprechstunde. Einfache Rezeptionen sortieren das Anliegen nur nach Typ. Ob ein solches Produkt ein Medizinprodukt ist, ergibt sich aus der Zweckbestimmung, die der Hersteller angibt, und aus den Begriffsbestimmungen der europäischen Medizinprodukte-Verordnung. Deren Klassifizierungsregeln legen die Risikoklasse fest. Ein Medizinprodukt trägt das CE-Kennzeichen.
Diese Funktionen hat jedes Produkt der Kategorie.
- Strukturierte Datenerfassung (statt Freitext-Mail)
- Anfragen kommen gesammelt beim Team an
- Rückmeldung an den Patienten (Status/Antwort)
Anbieter in dieser Kategorie
Alle 10 Produkte der Kategorie, dargestellt wie im Katalog.
PraxisConcierge
PraxisConcierge ist der KI-gestützte Telefonassistent für Arztpraxen, MVZ und Kliniken – entwickelt in Stuttgart und bereits im Einsatz bei über 1.500 Ärztinnen und Ärzten in Deutschland, die monatlich mehr als 2,5 Millionen Anfragen darüber abwickeln. Der …
DocMedico
DocMedico ist die All-in-One Lösung für den digitalen Praxisempfang.
infoskop
Modulare Komplettlösung für die vernetzte Praxis/Klinik — von der kontaktlosen Patientenaufnahme über digitale Aufklärung bis zur KI-Röntgendiagnostik.
Mediform
Mediform schließt die Lücke zwischen dem Patienten — zu Hause, unterwegs oder im Wartezimmer — und dem Praxisverwaltungssystem. Das System bildet nicht nur einzelne Aufgaben ab, sondern erledigt den gesamten Prozess*.
TerMed
Umfassende Plattform zur Automatisierung der Kernprozesse von Praxen und Therapeuten.
AIRAdoc
AIRAdoc ist eine modulare KI-Plattform für Praxen, Kliniken, Therapeut:innen, Apotheken und Gesundheitseinrichtungen, betrieben von der AIRAdoc GmbH in Regensburg.
DOCYET
KI-Lotsensoftware, die Patientenanliegen vorab erfasst, medizinisch einschätzt und per KIM strukturiert ins PVS überträgt.
Häufige Fragen
Was unterscheidet eine Online-Rezeption von einem Kontaktformular?
Ein einfaches Kontaktformular übermittelt Freitext, den das Team lesen, einordnen und beantworten muss. Eine Online-Rezeption erfasst das Anliegen in strukturierter Form und stellt es dem Team gesammelt bereit. Je nach Produkt fragt sie gezielt nach, priorisiert oder schließt einfache Fälle wie eine Terminbuchung selbst ab. Der Unterschied liegt nicht im Eingangskanal, sondern darin, wie vollständig und geordnet das Anliegen beim Team ankommt.
Ersetzt eine Online-Rezeption das Telefon?
Nein. Sie bietet für Routineanliegen, die keinen Anruf brauchen, einen zusätzlichen Weg, den Patienten jederzeit nutzen können. Bearbeitet werden die Anliegen zu den Arbeitszeiten des Teams. Das Telefon bleibt für die Fälle erhalten, die ein Gespräch brauchen.
Wie geht das System mit Notfällen um?
Nicht jedes Produkt erkennt Notfälle. Manche erkennen Schilderungen, die auf einen Notfall hindeuten, und leiten sie gesondert an das Team weiter oder geben eine Ersteinschätzung der Dringlichkeit ab. Andere zeigen einen allgemeinen Notfallhinweis, ohne die Dringlichkeit der Beschwerden selbst einzuschätzen. Wie belastbar diese Erkennung ist, unterscheidet sich zwischen den Produkten und gehört vor dem Einsatz geprüft. Unabhängig vom Produkt sollten Patienten online den Hinweis sehen, während der Sprechzeiten die Praxis anzurufen. Außerhalb der Sprechzeiten ist bei dringenden, nicht lebensbedrohlichen Beschwerden, die nicht bis zur nächsten Sprechzeit warten können, der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116117 zuständig. Bei Hinweisen auf Lebensgefahr gilt die 112.
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