Online Terminkalender
Ein Online-Terminkalender lässt Patienten über das Internet Termine buchen oder anfragen, bei den meisten Produkten auch außerhalb der Sprechzeiten, und je nach Produkt auch verschieben oder absagen.
Was ein Online-Terminkalender leistet
Weniger als die Hälfte der Arztpraxen bietet nach dem PraxisBarometer Digitalisierung 2025 eine Online-Terminvereinbarung an. Wo Termine am Telefon vergeben werden und das Team die Anrufe selbst annimmt, bindet jede Terminvergabe eine Person am Empfang. Außerhalb der Telefonzeiten lässt sich dort telefonisch kein Termin vereinbaren. Ein Online-Terminkalender bietet dafür eine Seite, auf der Patienten einen Termin buchen oder anfragen, bei den meisten Produkten auch außerhalb der Sprechzeiten. Meist wählt der Patient dort zuerst sein Anliegen aus und bekommt nur die Termine angeboten, die die Praxis dafür vorgesehen hat. Die Praxis legt dafür zum Beispiel für Erstgespräche und Kontrollen unterschiedliche Terminarten fest.
Zu Terminausfällen liefert dieselbe Befragung zwei Befunde. Bei knapp der Hälfte der Praxen werden mindestens 5 Prozent der vereinbarten Termine nicht eingehalten, und nur knapp ein Drittel dieser Praxen nutzt einen Erinnerungsservice. Zugleich berichten Praxen, die Online-Termine anbieten, tendenziell häufiger von höheren Ausfallquoten als Praxen ohne dieses Angebot. Erinnerungen per SMS erhöhen nach einer Cochrane-Übersicht den Anteil wahrgenommener Termine, die Evidenz dafür ist von niedriger bis mittlerer Qualität. Solche Terminnachrichten setzen nach Auffassung der Datenschutzaufsicht die ausdrückliche Einwilligung des Patienten voraus. Kann der Patient online selbst absagen, wird sein Termin wieder frei, und ein Teil der Produkte lässt dann automatisch jemanden von einer Warteliste nachrücken.
Für die Arbeit im Alltag ist die Anbindung an das Praxisverwaltungssystem wichtig. Gleicht der Kalender freie Zeiten und Buchungen laufend mit dem PVS ab, bietet er online nur Zeiten an, die im Praxiskalender frei sind. Ohne diese Anbindung führt das Team entweder alle Termine im Kalender des Anbieters oder überträgt die Online-Buchungen von Hand in den PVS-Kalender.
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Auswahlkriterien: Anbindung, Buchungslogik, Buchungsweg
An erster Stelle steht die PVS-Anbindung. Der Unterschied liegt darin, ob der Kalender Termine in Echtzeit und in beide Richtungen mit dem System abgleicht oder Buchungen nur zum Übertragen bereitstellt. Danach kommt die Buchungslogik. Eine Einzelpraxis mit drei Terminarten braucht kein Regelwerk, eine Praxis mit Privatsprechstunde, Geräten und mehreren Behandlern dagegen schon, denn dort legt die Logik fest, welche Termine Patienten für ihr Anliegen angeboten bekommen.
Strategisch zu klären ist der Ort der Buchung: auf der eigenen Website im Design der Praxis oder auf dem Portal des Anbieters. Auf dem Portal ist die Praxis auch für Patienten auffindbar, die dort nach einem Arzt suchen, sie erscheint dort aber unter der Marke des Anbieters. Verarbeitet der Anbieter Patientendaten im Auftrag der Praxis, schließt die Praxis mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Termindaten darf er dann nicht für eigene Zwecke nutzen. Für ein Nutzerkonto, das ein Patient beim Anbieter anlegt, ist dagegen der Anbieter selbst verantwortlich. Dazu kommt die Hürde für den Patienten selbst. Bei den meisten Produkten bucht der Patient ohne App und ohne Konto, einige verlangen dagegen eine Anmeldung auf dem Portal des Anbieters.
Woran sich die Produkte unterscheiden
Nach genau diesen Kriterien lässt sich der Vergleich filtern.
- Abgleich mit dem PVS in EchtzeitFreie Zeiten und Buchungen werden laufend mit dem Kalender im PVS abgeglichen. Online erscheinen nur Zeiten, die dort frei sind. Manche Produkte ordnen Online-Buchungen dabei automatisch dem Patienten im PVS zu. Ohne Abgleich führt die Praxis alle Termine im Kalender des Anbieters oder überträgt die Online-Buchungen von Hand.
- Buchungsregeln je BehandlungsartDer Patient wählt zuerst sein Anliegen und bekommt nur die Termine angeboten, die die Praxis dafür vorgesehen hat. Wie fein sich diese Regeln einstellen lassen, unterscheidet sich zwischen den Produkten.
- Buchung ohne App und KontoDer Patient bucht im Browser ohne Konto und ohne App, je nach Produkt auf der Website der Praxis oder auf dem Portal des Anbieters. Andere Produkte verlangen eine Anmeldung auf dem Portal des Anbieters.
- Warteliste / Nachrücker-AutomatikSagt ein Patient ab, rückt automatisch jemand von der Warteliste nach. Ohne diese Funktion besetzt das Team den frei gewordenen Termin selbst nach.
- Multi-Ressourcen-Planung (Räume/Geräte/Personal)Ein Termin wird nur vergeben, wenn Behandler, Raum und Gerät gleichzeitig frei sind, zum Beispiel Radiologe, MRT und Untersuchungsraum. Einfachere Kalender planen ohne Räume und Geräte.
- Buchung im Praxis-Design (White-Label)Das Buchungsfenster erscheint auf der Website der Praxis in deren Gestaltung statt unter der Marke des Anbieters. Bei anderen Produkten bucht der Patient auf dem Portal oder in der App des Anbieters.
- Serien-/Kettentermine (inkl. mehrstufig)Mehrere zusammenhängende Termine werden auf einmal geplant, von einfachen Wiederholungen bis zu Terminfolgen mit festen Abständen und Reihenfolge, etwa bei einer Impfserie.
- Recall / WiedereinbestellungDas System lädt Patienten automatisch zu Folge- oder Vorsorgeterminen ein, zum Beispiel zu einer Kontrolle. Lädt ein Online-Kalender anhand der Behandlungshistorie ein, braucht er dafür Daten aus dem PVS. Manche Praxisverwaltungssysteme bieten einen solchen Recall auch selbst an.
- Auffindbar über Anbieter-PortalDie Praxis ist zusätzlich auf dem Portal oder in der App des Anbieters auffindbar, wo Patienten nach Ärzten und freien Terminen suchen. Produkte ohne eigenes Portal bieten das nicht.
- Terminsteuerung nach Versichertenart (GKV/PKV)Für Kassen- und Privatpatienten lassen sich getrennte Kontingente und Zeitfenster steuern. Wichtig v. a. für Praxen mit gezielter Privatsprechstunde, für viele andere unerheblich.
- BehandlerwahlPatient wählt bei der Buchung den gewünschten Behandler.
- Terminarten mit eigener DauerJede Terminart hat ihre eigene Länge (Erstgespräch 30 min, Kontrolle 10 min).
- Automatische Erinnerungen (E-Mail/SMS)Das System erinnert Patienten vor dem Termin automatisch per E-Mail oder SMS. Solche Terminnachrichten setzen nach Auffassung der Datenschutzaufsicht die ausdrückliche Einwilligung des Patienten voraus.
- Termin-Selbstverwaltung (Umbuchen/Absagen)Patient verschiebt oder sagt selbst ab, ohne anzurufen.
Diese Funktionen hat jedes Produkt der Kategorie.
- Online-Terminbuchung oder -anfrage
Braucht ein Online-Terminkalender ein PVS?
Nein. Ohne Anbindung arbeitet der Kalender aber als Insellösung. Das Team führt dann alle Termine, auch die telefonisch vereinbarten, im Kalender des Anbieters oder überträgt die Online-Buchungen von Hand in den Praxiskalender. Mit Anbindung landen Online-Buchungen direkt im Praxiskalender, je nach Produkt schon dem richtigen Patienten zugeordnet. Einen Recall aus der Behandlungshistorie bieten manche Praxisverwaltungssysteme auch selbst an.
Was ein PVS ist und warum seine Schnittstellen entscheiden →
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Alle 19 Produkte der Kategorie, dargestellt wie im Katalog.
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Mediform schließt die Lücke zwischen dem Patienten — zu Hause, unterwegs oder im Wartezimmer — und dem Praxisverwaltungssystem. Das System bildet nicht nur einzelne Aufgaben ab, sondern erledigt den gesamten Prozess*.
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samedi ist eine modulare, KI-gestützte Softwarelösung für das digitale Termin-, Patienten- und Praxismanagement in Arztpraxen, MVZ und Kliniken.
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Häufige Fragen
Was kostet ein Online-Terminkalender?
Die meisten der hier gelisteten Anbieter nennen einen monatlichen Preis, meist je Praxis, bei einigen je Arzt oder je Kalender. Bei manchen Anbietern hängt der Preis vom Paket ab, etwa davon, ob eine PVS-Schnittstelle enthalten ist, und SMS kosten zum Teil extra.
Müssen Patienten eine App installieren?
Bei den meisten Produkten nicht. Die Buchung läuft dann im Browser, eingebunden in die Website der Praxis oder über einen Link auf die Buchungsseite des Anbieters. Einige Anbieter verlangen stattdessen ein Konto auf ihrem eigenen Portal. Für dieses Konto ist der Anbieter datenschutzrechtlich selbst verantwortlich, und wenn er dabei Gesundheitsdaten verarbeitet, braucht er im Regelfall die Einwilligung des Patienten.
Hilft ein Online-Terminkalender gegen Terminausfälle?
Bei knapp der Hälfte der Praxen werden mindestens 5 Prozent der vereinbarten Termine nicht eingehalten (PraxisBarometer Digitalisierung 2025). Dieselbe Befragung zeigt aber, dass Praxen mit Online-Terminvereinbarung tendenziell häufiger von höheren Ausfallquoten berichten. Erinnerungen per SMS erhöhen nach einer Cochrane-Übersicht den Anteil wahrgenommener Termine, sie setzen nach Auffassung der Datenschutzaufsicht aber die ausdrückliche Einwilligung des Patienten voraus. Über eine Warteliste lassen sich frei gewordene Termine bei einem Teil der Produkte automatisch nachbesetzen.
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